Wie funktioniert die S3/SFTP-Integration?

Wenn Sie viele Benutzer haben, kann die Pflege ihrer Daten in Studytube zeitaufwendig sein. Je mehr Benutzer, desto häufiger treten in der Regel Änderungen auf. Beispiele dafür sind Benutzer, die das Team wechseln, deren Berufsbezeichnung sich ändert oder neue Mitarbeiter, die hinzukommen oder das Unternehmen verlassen.

Um einen solchen administrativen Aufwand zu vermeiden, können Sie eine Schnittstelle zwischen Studytube und Ihrem HR-System herstellen. Änderungen im HR-System werden dann automatisch in Studytube umgesetzt. Eine solche HR-Schnittstelle kann auf verschiedene Weisen eingerichtet werden. In diesem Artikel erklären wir eine dieser Methoden, nämlich die CSV-Schnittstelle, auch bekannt als S3- oder SFTP-Integration.

In diesem Artikel werden die folgenden Themen behandelt:

• Was ist der Zweck einer CSV-Schnittstelle mit Studytube?
• Wie funktioniert die CSV-Schnittstelle?
• Ist es möglich, auch Admins und Autoren über die CSV-Schnittstelle einzulesen?
• Was, wenn ich Anpassungen an meiner CSV-Schnittstelle vornehmen möchte?
• Klingt gut! Wie kann ich eine solche CSV-Schnittstelle einrichten?
• Das Ziel der CSV-Schnittstelle ist es, administrativen Aufwand zu reduzieren, indem Mitarbeiterdaten automatisch aus Ihrem HR-System über CSV-Dateien in Studytube eingelesen werden. Das Ergebnis ist, dass Mitarbeiterprofile, Teams und Managementstrukturen automatisch aktualisiert werden, ohne dass manuelle Dateneingaben erforderlich sind.

Wie funktioniert die CSV-Schnittstelle?

Die CSV-Schnittstelle verwendet eine CSV-Vorlage, die Sie mit wichtigen Mitarbeiterinformationen wie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ausfüllen. Diese platzieren Sie dann periodisch auf unserem Server; normalerweise ist dies ein automatisierter Prozess, den Ihre IT-Abteilung einrichtet.

Die CSV-Schnittstelle besteht normalerweise aus zwei Dateien:

1. Mitarbeiter
   Diese Datei wird verwendet, um Benutzerprofile zu erstellen. In dieser Datei liefern Sie Daten wie: UID (einzigartiger Schlüssel des Mitarbeiters), Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Funktionstitel und die Teams, in denen der Mitarbeiter ist.
2. Manager
   Diese Datei wird verwendet, um bestimmten Mitarbeitern die Rechte eines Teammanagers zu geben. In dieser Datei liefern Sie: UID (einzigartiger Schlüssel des Mitarbeiters, der Manager werden soll) und die Teams, für die die betreffende Person Teammanager ist.

Hinweis: Es ist wichtig, dass jede Person, die im Managerfile geliefert wird, auch im Mitarbeiterfile vorhanden ist.

Die Verbindung läuft täglich und das System liest dann die CSV-Dateien ein, die auf unserem Server stehen. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, wie oft Sie neue CSV-Dateien auf unserem Server platzieren möchten, das kann täglich oder auch wöchentlich sein.

Ist es möglich, auch Admins und Autoren über die CSV-Schnittstelle einzulesen?

Das Managerfile darf nur einen Typ von Manager enthalten, normalerweise den Teammanager. Managern mit anderen Rechtegruppen (z.B. Admins, Autoren) müssen Sie diese Rechte manuell vom LMS aus zuweisen.

Was, wenn ich Anpassungen an meiner CSV-Schnittstelle vornehmen möchte?

Es kann sein, dass Sie Anpassungen an Ihrer CSV-Schnittstelle vornehmen möchten, zum Beispiel in den folgenden Fällen:

• Sie möchten zusätzliche Mitarbeiterdaten erfassen (zum Beispiel Adressdaten).
• Sie haben entschieden, einer Gruppe von Mitarbeitern, die bisher noch keinen Zugang zur Akademie hatten, diesen Zugang zu gewähren (zum Beispiel externe Mitarbeiter).

Es kann sein, dass die Einrichtung in Studytube geändert werden muss, um Ihre Anpassungen richtig zu verarbeiten, oder dass die Änderung so groß ist, dass wir empfehlen, diese erst in einer Testumgebung zu testen. Nehmen Sie in solchen Fällen immer Kontakt mit support@studytube.nl auf und erläutern Sie in Ihrer E-Mail, welche Änderungen Sie vornehmen möchten. Wir bringen Sie dann gerne mit einem Implementierungsberater in Kontakt, um Sie weiter zu unterstützen.

Klingt gut! Wie kann ich eine solche CSV-Schnittstelle einrichten?

Sind Sie mittlerweile ganz begeistert und möchten die Möglichkeiten erkunden, eine CSV-Schnittstelle zwischen Ihrem HR-System und Studytube einzurichten? Dann nehmen Sie schnell mit Ihrem Customer Success Manager Kontakt auf.