DOI - Kosten van een aanvraag splitsen

Bij elke aanvraag voor een externe training dien je een budget te kiezen. Het komt regelmatig voor dat de kosten verdeeld moeten worden over meerdere budgetten. Denk bijvoorbeeld aan 50% op het persoonlijk budget en 50% op het afdelingsbudget. 

Of als een in-companytraining wordt geboekt voor medewerkers van verschillende afdelingen, dan is het handig als die kosten evenredig verdeeld kunnen worden over de verschillende afdelingsbudgetten.

Een transactie splitsen over verschillende budgetten:

Je kunt de transactie splitsen nadat de aanvraag is goedgekeurd door de opleider. Wanneer je dus een aanvraag start dien je altijd één budget te selecteren. Het is in dat stadium nog niet mogelijk om meerdere budgetten te selecteren. 

Om de kosten van een aanvraag te splitsen ga je in de aanvraag naar de sectie 'Prijsopbouw' en klik je vervolgens op de blauw button 'Kosten splitsen.'

Je komt nu in de transactie die gekoppeld is aan de aanvraag terecht. Onder 'Kosten splitsen' klik je op 'Voeg kosten splitsing toe' om een nieuwe regel toe te voegen. Je kunt de transactie vervolgens splitsen o.b.v. een percentage of een exact bedrag. In onderstaand voorbeeld is de transactie verdeeld over een persoonlijk budget en een academy budget. Het is mogelijk om meerdere regels toe te voegen zolang het totaalbedrag dat je wilt splitsen maar niet hoger is dan de kosten van de training. 

Vervolgens klik je rechts bovenin op 'Kosten splitsen.' Er verschijnt dan een pop-up waarin je de kosten splitsing dient te bevestigen. Wanneer je op 'Bevestigen' klikt is de kosten splitsing definitief en kan deze niet meer ongedaan worden gemaakt.

Er zijn nu twee nieuwe transacties gecreëerd die je kunt vinden onder 'DOI > Budgetten > Transacties.' Wanneer (een gedeelte van) het gesplitste bedrag is gekoppeld aan de deelnemer is de transactie ook terug te vinden onder 'Transacties' in het leeroverzicht van de medewerker.

Opmerking: accorderingsmanagers van verschillende budgetten hoeven geen akkoord te geven op de kosten splitsing, wel ontvangen zij bericht dat er een transactie op hun budget is gedaan.

Klanten die gebruik maken van de facturatieservice van Studytube kunnen de kosten splitsen tot de startdatum van de training. Daarna heeft de opleider namelijk vaak de factuur reeds verzonden en is de wijziging niet meer te verwerken. Ook zorgen we ervoor dat alle wijzigingen netjes worden verwerkt in de Facturatieservice.