Hoe stel ik basis- en herhaling kwalificaties in?

In het LMS kun je onder het kopje "Kwalificatie management" kwalificaties instellen. Mocht het nog niet zichtbaar zijn, stuur dan een email naar Customer Service. Bij het instellen van de kwalificatie start je met de details waarbij alleen de naam verplicht is. Er is ruimte voor een code, mocht dat voor bijvoorbeeld rapportagedoeleinden handig zijn. 

Bepaal vervolgens wat de geldigheid van de kwalificatie moet zijn. De duur is in dagen, weken en maanden toe te passen. Daarnaast is het mogelijk om om een herhaling in te stellen. 

Bij bepaalde trainingen (denk bijv. aan BHV) komt het vaak voor dat je in de basis aan bepaalde vereisten moet voldoen (bijv. een BHV basis training + goedkeuring van je manager). Om je vervolgens na 1 jaar te herkwalificeren moet je weer aan andere vereisten voldoen (bijv. een BHV herhalingscursus + goedkeuring van een collega). De basis- en herhalingsvereisten kun je gemakkelijk opgeven in de kwalificatie instellingen. Ook kun je een aparte geldigheid opgeven.

Bij 'Risico' kun je aangeven wanneer het verlopen van de kwalificatie een risico gaat worden. Op dat moment worden er herinneringen verstuurd naar medewerker en manager. Bij 'Herinneringen' kun je meer momenten toevoegen voor het versturen van reminders.  

Vervolgens stel je in welke stappen, acties of documenten nodig zijn om aan te tonen dat een medewerker gekwalificeerd is. Je kunt ervoor kiezen dat een medewerker aan één vereiste voldoende heeft om zich te kwalificeren. Dit stel je in bij zowel de basis-, als de (optionele) herhalingsvereisten. 
Het is ook mogelijk om in te stellen dat een medewerker aan meerdere vereisten moet voldoen om gekwalificeerd te raken. In dat geval stel je een vereisten groep in. Het is mogelijk om meerdere vereisten groepen in te stellen. Wanneer een medewerker aan de vereisten uit één van de groepen voldoet is hij of zij gekwalificeerd.

Wanneer je kiest voor 'Handmatige goedkeuring' bepaal je wie de kwalificatie goed mag keuren; de teammanagers, manager met "Alle medewerkers" rechten of een specifieke manager. Het is ook mogelijk om in te stellen dat de medewerker zelf goedkeuring kan geven of dat één of meerdere collega's dit kunnen doen. De verschillende opties zie je hieronder.

Als je wilt instellen dat de medewerker een leerinterventie moet afronden om zich te kwalificeren geef je dat aan bij het volgende blok. Alle leervormen zijn beschikbaar.Het is ook mogelijk om het toevoegen van een certificaat als vereiste in te stellen. Bepaal of het benodigd is en wie dit mag doen. Teammanager(s) van de medewerker, managers met "Alle medewerkers" rechten, de medewerker zelf of selecteer een manager.

Nu de kwalificatie ingesteld is, kun je het koppelen aan functie(s). Dat doe je in het LMS onder het kopje "Functies." Via de blauwe button “Voeg functie toe” kun je een nieuwe functie creëren. Je kunt de kwalificatie ook koppelen aan een reeds bestaande functie. Vul de benodigde informatie aan en selecteer de kwalificatie(s) die van toepassing zijn op deze functie.

De laatste stap in dit proces is de kwalificatie (functie) toekennen aan een medewerker, dit kan op verschillende manieren. Dit kan in het medewerkersoverzicht van het LMS, hier kun je op persoonsniveau de functie of losse kwalificatie koppelen. Of je kunt middels bulkacties ook alle medewerkers in het LMS selecteren en in één keer een kwalificatie of rol toewijzen aan een grote groep medewerkers. Erg handig als alle medewerkers een verplichte kwalificatie moeten behalen (denk bijv. aan Privacy/AVG)! Tot slot, het is ook mogelijk kwalificaties via een geautomatiseerde trigger toe te wijzen. In dit FAQ artikel lees je hoe je dat doet. 

Voor een medewerker zal dit inzichtelijk zijn op het dashboard, voor de manager in het LMS.

In het LMS ziet het er als volgt uit. 

Meer weten over kwalificaties binnen Studytube? Bekijk dan de documentatie in onze Knowledge Academy.

Nog geen toegang? Stuur ons dan een bericht via het contactformulier. 

Blijf op de hoogte van onze maandelijkse updates via de Product Update pagina.