Hoe zorg ik ervoor dat mijn UBL-factuur wordt goedgekeurd?

Gewijzigd op Do, 4 Dec om 10:53 AM

INHOUDSOPGAVE

Wat is een UBL-factuur?
Hoe wordt een UBL-bestand aangemaakt?
Hoe zorg ik ervoor dat ik mijn UBL-bestand correct aanlever?
Wat heb je nodig om het UBL-bestand correct te maken?
Welke gegevens zijn verplicht in het UBL-bestand?
Kan ik een UBL-creditfactuur indienen?

Wat is een UBL-factuur?

Een UBL-factuur is een gestructureerd digitaal factuurbestand (in XML-formaat) dat automatisch gelezen en verwerkt kan worden door boekhoudsystemen. Om jouw facturen snel en zonder handmatige tussenkomst te kunnen verwerken, is het belangrijk dat het UBL-bestand correct is opgebouwd. In dit artikel leggen we uit waar je op moet letten, hoe je fouten voorkomt en wat je nodig hebt om dit process soepel te laten verlopen.

Benieuwd naar de voordelen van UBL-facturen? We zetten ze hieronder voor je op een rij.

Efficiëntie: Automatisering bespaart tijd, waardoor je je kunt richten op andere belangrijke taken.
Minder kans op fouten: Handmatige invoer wordt geëlimineerd, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt.
Snellere verwerking en betaling: Automatische verwerking leidt tot een kortere doorlooptijd van factuur tot betaling.

Hoe wordt een UBL-bestand aangemaakt?

Dat hangt af van het systeem dat je gebruikt.

Gebruik je een boekhoudpakket zoals Exact, Twinfield, Moneybird of SnelStart? Dan kun je meestal direct een UBL-bestand genereren bij het aanmaken van een factuur. Controleer of je in dat geval ook het veld voor orderreferentie kunt invullen of configureren.
Stel je zelf een factuur op in Word of Excel en maak je daar een PDF van? Dan kun je die converteren naar een UBL-bestand met behulp van online tools of aanvullende software. Let er wel op dat deze tools lang niet altijd alle vereiste velden meenemen. In dat geval raden we aan om onderstaand tabel met UBL-tags te gebruiken.
Werk je met een eigen systeem of stel je handmatig XML-bestanden op? Bekijk dan de tabel onderaan dit artikel. Hierin vind je de vereiste velden die je zelf kunt invullen. Zodra je deze hebt opgenomen in je XML-bestand, kun je het meesturen als UBL-bestand bij je factuur.

Hoe zorg ik ervoor dat ik mijn UBL-bestand correct aanlever?

Wanneer je een factuur aanlevert met zowel een PDF als een UBL-bestand, controleert ons systeem uitsluitend het UBL-bestand. Het doel hiervan is om de verwerking volledig automatisch te laten verlopen. Een factuur wordt afgekeurd als essentiële informatie ontbreekt of op de verkeerde plaats in het UBL-bestand staat. In de meeste gevallen gaat het om het aanvraag-ID (bijvoorbeeld een trainingsaanvraagnummer), maar ook velden zoals het factuurnummer, factuurdatum of adresgegevens kunnen fout staan.

Let op: Bij UBL-verwerking wordt strikt gevalideerd op de aangeleverde gegevens. Wanneer deze niet exact overeenkomen met de referenties in onze systemen (bijvoorbeeld een aanvraag-ID met extra leestekens, een niet-volledige tenaamstelling of een afwijkend adres), kan de factuur automatisch worden afgekeurd.

Wat heb je nodig om het UBL-bestand correct te maken?

Inzicht in hoe jouw facturatieprogramma UBL-bestanden aanmaakt
Mogelijkheid om handmatig of via instellingen gegevens zoals aanvraag-ID toe te voegen
Eventueel een UBL-validator om je bestand te controleren voordat je het indient
Optioneel: onderstaande gegevens als je handmatig werkt of zelf UBL-bestanden opstelt

Welke gegevens zijn verplicht in het UBL-bestand?

Onderstaande gegevens zijn minimaal nodig om je factuur correct te verwerken. Controleer of jouw systeem deze gegevens op de juiste wijze in het UBL-bestand opneemt.

Invoice information	UBL Tag
Total amount including VAT	`cbc:TaxInclusiveAmount` inside `/cac:LegalMonetaryTotal`
Total amount excluding VAT	`cbc:TaxExclusiveAmount` inside `/cac:LegalMonetaryTotal`
Total tax amount	`cbc:TaxAmount` inside `/cac:TaxTotal`
Invoice number	`/cbc:ID`
Invoice date	`/cbc:IssueDate`
PDF document	Either attached separately in an email or inside: `/cac:AdditionalDocumentReference/cac:Attachment/cbc:Embedded` `DocumentBinaryObject[@mimeCode='application/pdf']`
Order reference (Training request/transaction ID)	In one of: – `/cac:OrderReference/cbc:ID` – `/cac:OrderReference/cbc:SalesOrderID` – `/cac:OrderReference` – `/cac:PaymentTerms/cbc:Note`
Purchase Order number	In one of: /cac:OrderReference/cbc:ID /cbc:Note /cbc:Description
Invoice receiver information	Inside:`/cac:AccountingCustomerParty/cac:Party`
Company name	`/cac:PartyName/cbc:Name`
Street	`/cac:PostalAddress/cbc:StreetName`
City	`/cac:PostalAddress/cbc:CityName`
Postal code	`/cac:PostalAddress/cbc:PostalZone`
Country	`/cac:PostalAddress/cac:Country/cbc:Name` or `/cac:PostalAddress/cac:Country/cbc:IdentificationCode`

Voor de orderreferentie (aanvraag-ID) geldt dat deze in één van de volgende tags mag worden opgenomen:

/cac:OrderReference/cbc:ID
/cac:OrderReference/cbc:SalesOrderID
/cac:OrderReference
/cac:PaymentTerms/cbc:Note

Let op: het aanvraag-ID moet exact overeenkomen met het door ons verstrekte nummer. Belangrijk dat je hier enkel cijfers invoert. Indien het gaat om een in-company aanvraag raden wij je aan om het transactienummer in te vullen. Zonder het transactienummer kan de factuur niet worden gekoppeld aan een in-company aanvraag.

Kan ik een UBL-creditfactuur indienen?

Let op: Creditfacturen worden niet automatisch verwerkt wanneer ze als XML of PDF naar factuur@facturatieservice.studytube.nl worden verzonden. Voor een correcte en snelle verwerking moeten creditfacturen altijd via het opleidersportaal worden ingediend. In dit artikel lees je precies hoe dat werkt:

Hoe dien je jouw creditfactuur eenvoudig in via het opleidersportaal?

Lukt het met deze informatie niet om je factuur opnieuw in te dienen?

Neem dan contact met ons op door een mail te sturen naar invoicing@studytube.nl. Geef aan welk programma je gebruikt en wat er precies niet lukt. We denken en kijken graag met je mee naar een oplossing.