Wat te doen bij een afgewezen factuur en hoe dit te voorkomen?

Tip: wil je meer weten over het facturatieproces? Volg dan de korte online training "hoe werkt facturatie?" in de Provider Academy.

Je factuur is afgewezen, wat nu?

Als je een bericht hebt ontvangen dat je factuur is afgewezen, betekent dit dat deze niet voldoet aan de gestelde vereisten. Alle facturen worden vooraf door ons gecontroleerd voordat ze als verzamelnota naar de klant worden gestuurd. Als een factuur niet aan de vereisten voldoet, ontvang je hierover automatisch bericht.

Mogelijke redenen voor afwijzing:

• Ontbrekend aanvraag-ID
• Ontbrekend transactienummer
• Geen factuurnummer
• Onjuiste adresgegevens
• Onjuiste prijs
• Aanvraag is niet bevestigd
• Aanvraag is geannuleerd
• Aanvraag is al gefactureerd via een andere factuur
• Factuur is niet bestemd voor een facturatieserviceklant

De exacte reden voor afwijzing vind je altijd in de e-mail die je hierover ontvangt. Als je meerdere afwijzingsredenen hebt, worden deze ook in diezelfde e-mail vermeld. 

Wat moet je nu doen? 

Om je factuur alsnog in behandeling te nemen, moet je deze corrigeren en de ontbrekende informatie toevoegen. Zolang wij geen gecorrigeerde factuur ontvangen, kunnen we deze niet verwerken.

Heb je vragen of is iets niet duidelijk? Neem dan gerust contact op via invoicing@studytube.nl.

Let op!:
Het kan voorkomen dat je PDF-factuur correct is, maar de UBL-factuur niet. Het systeem beoordeelt facturen primair op de UBL-versie, die daarom altijd correct moet zijn. Meer informatie hierover vind je in het artikel: Hoe zorg ik ervoor dat mijn UBL-factuur wordt goedgekeurd?

Hoe kun je voorkomen dat je factuur wordt afgewezen?

• Controleer de gegevens zorgvuldig: Zorg dat alle verplichten gegevens correct vermeld zijn. Open de aanvraag en controleer de factuurvoorwaarden ter ondersteuning.
• Gebruik de juiste BTW-percentages: Zorg ervoor dat je het juiste btw-percentage gebruikt op de factuur, zoals dat ook in de aanvraag wordt vermeld.
• Volg de aanvraag: Zorg ervoor dat de factuur overeenkomt met de aanvraag.
• Communiceer duidelijk: Neem bij twijfel contact met ons op om misverstanden te voorkomen.

Wat kun je doen bij terugkerende afwijzingen?

• Controleer de afwijzingen: Kijk of er regelmaat zit in de redenen van afwijzing of dat hier iets ander bij opvalt.
• Pas je processen aan: Zorg dat je duidelijke processen hebt voor facturatie om fouten te minimaliseren.
• Gebruik facturatiesoftware: Overweeg het gebruik van facturatiesoftware die je helpt fouten te voorkomen en facturen efficiënt te beheren.

Door deze stappen zorgvuldig te volgen, verminder je de kans op afwijzingen en bespaar je beide partijen tijd en moeite. Gebruik indien nodig de andere artikelen om te achterhalen waar je de benodigde gegevens voor de aanvraag kunt vinden of waar je de aanvraag kunt terugvinden.