Wie lege ich eine technische Kontaktperson fest?

In diesem Artikel erfährst du:

• Wer die technische Kontaktperson ist

• Welche Benachrichtigungen diese Person erhält

• Wen du am besten als technische Kontaktperson auswählst

• Wie du diese Kontaktperson im LMS festlegst

Wer ist die technische Kontaktperson?
In Studytube kannst du eine technische Kontaktperson festlegen, die Benachrichtigungen zur HR-Schnittstelle erhält. Diese Funktion ist derzeit nur für Akademien mit einer CSV- (S3/SFTP) oder AFAS-Schnittstelle verfügbar. Nutzt du eine andere Schnittstelle? Dann ist diese Option noch nicht verfügbar.

Welche Benachrichtigungen erhält die technische Kontaktperson?
Die technische Kontaktperson erhält eine E-Mail, sobald über die HR-Schnittstelle zu viele Mitarbeitende entfernt werden sollen. In Studytube kannst du dafür ein Limit festlegen (in der Regel 5 %). Wird dieses Limit überschritten, wird die Synchronisierung automatisch pausiert. So wird vermieden, dass versehentlich zu viele Mitarbeitende entfernt werden – etwa durch einen Fehler in der bereitgestellten Datei.

Die E-Mail enthält eine Liste der Mitarbeitenden, die entfernt werden, sobald die Schnittstelle wieder aktiviert wird. Danach gibt es zwei Möglichkeiten:

• Die Liste ist korrekt: Die Mitarbeitenden dürfen tatsächlich entfernt werden. Die Kontaktperson bestätigt dies per Antwort auf die E-Mail und informiert den Studytube-Support, dass die Synchronisierung fortgesetzt werden kann.

• Die Liste ist nicht korrekt: Eine oder mehrere Personen auf der Liste sollen nicht entfernt werden. Die Kontaktperson prüft das HR-System, nimmt die nötigen Anpassungen vor und informiert den Support, dass die Schnittstelle neu gestartet werden kann.

Wen solltest du als technische Kontaktperson festlegen?
Als LMS-Administrator entscheidest du selbst, wen du festlegst. Wir empfehlen:

• Eine Person (oder Abteilung) mit technischem Know-how über Integrationen, damit Benachrichtigungen schnell und korrekt bearbeitet werden können.

• Eine allgemeine E-Mail-Adresse (z. B. technischverwaltung@...), damit keine Meldungen während der Abwesenheit einzelner Mitarbeitenden verloren gehen.

Wie legst du die technische Kontaktperson fest?
Du legst die Kontaktperson direkt im LMS fest:

• Navigiere zu „Academy-Einstellungen“

• Klicke auf „Allgemein“

• Scrolle nach unten bis „Kontaktinformationen“