Hoe voeg ik medewerkers in bulk toe aan de academy?

LMS managers met het recht 'Medewerkers uitnodigen', kunnen vanuit het LMS handmatig medewerkers uitnodigen. In dit FAQ artikel leggen we uit hoe je medewerkers in bulk toevoegt aan jullie academy. Wil je slechts één of enkele medewerkers toevoegen? Bekijk dan het FAQ artikel Hoe voeg ik een medewerker toe aan onze academy?.

Om in bulk medewerkers toe te voegen aan jullie academy, doorloop je de volgende stappen:

1. Navigeer in het LMS naar het tabblad 'Medewerkers'. 
2. Klik vervolgens rechtsboven op de knop 'Medewerkers uitnodigen'.
3. Vervolgens land je op onderstaand overzicht. Klik hier op 'Medewerkers in bulk toevoegen'.
   
4. De onderstaande pop-up verschijnt. Download vanuit dit scherm het template.
   
5. Vul het template in volgens onderstaande instructies, uploadt deze en controleer de lijst op eventuele fouten voordat je de accounts creëert en uitnodigingen verstuurt.

Let op: indien jullie organisatie een technische koppeling heeft tussen jullie HR systeem en Studytube, dan adviseren we om zo min mogelijk handmatig gebruikers aan te maken. Als je handmatig een gebruiker aanmaakt, wordt deze namelijk niet bijgewerkt via de integratie. Je moet dan het account handmatig beheren (bijv. bijwerken/verwijderen). Dit is administratief werk dat je juist wilt vermijden!

Instructies voor het invullen van het template

Het template dat je download bevat dezelfde informatie als wanneer je medewerkers één voor één met de hand toevoegt. Er is wel een verschil: voor het koppelen van teams en/of een leerlijn heb je een ID nodig. Het ID vind je in de URL nadat je een team en/of leerlijn opent. Wanneer je het 'team_id' en/of 'development_plan_id' leeg laat zal er niet direct een team en/of leerlijn worden toegewezen. Het is wel mogelijk om dit later nog manueel te doen via het LMS van de academy. Onder 'content_licence' geef je aan of je een contentlicentie wilt toewijzen aan de medewerker. Een 1 staat voor 'ja', een 0 voor 'nee'. Je dient een contentlicentie toe te wijzen wanneer je de trainingsbibliotheek van Studytube afneemt en deze beschikbaar wilt maken voor de medewerker(s).